בניית תקציב בעסק
כיועץ עסקי אני נפגש עם עסקים רבים שפועלים במציאות לא ידועה בה המנהל עסוק בכיבויי שריפות יומיומי. זו היא מציאות בלתי אפשרית שעלולה להביא בשלב מסוים לקריסת העסק.
מה הוא תקציב ?
תקציב הינו ביטוי מספרי לצפי ההכנסות וההוצאות של עסק. צפי זה משמש את המנהל לדעת מה המסגרת התקציבית בה הוא מתנהל. התקציב נבנה על טבלת אקסל המחולקת לחודשים.
הטבלה מחולקת להכנסות, הוצאות ישירות, רווח גולמי, הוצאות קבועות ומשתנות, הוצאות מימון ורווח מצטבר.
בניית תקציב לעסק בהקמה
בניית תקציב לעסק בהקמה הכרחית. עסק שיוקם ללא תקציב יפעל במציאות בלתי ידועה שעלולה להביא את העסק למשבר לאחר מספר חודשים לא רב.
הדרך הנכונה לבנות תקציב היא בטרם מוקם העסק, בשלבים בהם מחליט היזם על סוג העסק ועל אופיו השיווקי. בתקציב יינתן ביטויי לרמת ההכנסות הדרושות לעסק כדי לממן את ההוצאות ולאפשר לעסק להתנהל נכון.
סעיפים לדוגמה:
פרסום: הוצאה משתנה שתלויה במצבו של העסק בתודעה הציבורית. בתקציב יצוין סכום הפרסום שיושקע בכל חודש פעילות עבור פרסום (פליירים, שלטי חוצות, שלטים על אוטובוסים וכדומה). ללא ציון סכום זה יתפתה מנהל העסק להוציא סכומים שלא תוכננו מבעוד מועד.
בניית תקציב לעסק וותיק
עסקים וחברות רבות מנוהלות במשך שנים ללא תכנון וללא מסגרת תקציבית. במציאות זו מנהל העסק "שולף" החלטות על בסיס צרכים מיידיים כדי לפתור בעיות בוערות שצצות מדי יום.
בהתנהלות ללא תקציב יתקשה מהנהל לפעול בעיקר במצב בו יש שינוי לרעה בהכנסות שמצריך נקיטת מאמצים בשיווק, בגיוס עובדים וכו.
ניהול לפי תקציב משמעותו שמנהל העסק או החברה מתנהלים במסגרת בה לא ניתן לחרוג בהוצאות ללא תכנון מוקדם. במידה ויש צורך בחריגה מסיבות שונות יכול המנהל לראות מה ההשפעות על סעיפים אחרים בתקציב ולהחליט האם העסק יכול לבצע חריגה ומה ההשלכות על יתר סעיפי התקציב.
לדוגמה: מנהל העסק רואה שיש פחות הכנסות ולכן מעוניין לבצע מהלכים שיווקיים כמו פרסום חוצות. מהלך זה עשוי להביא ליותר הכנסות אך כרוך בהוצאות לא מעטות ולאורך זמן. במציאות בה ההחלטה נעשית ללא תקציב לא ידע המנהל מה תהיינה ההשלכות הכלכליות על העסק. לעומת זאת במצב בו העסק מתנהל לפי תקציב יודע המנהל שהוצאות על פרסום במצב בו נמצא העסק יביאו את העסק לקריסה. לכן על המנהל לבדוק באיזה תחומים יוכל לחסוך כדי לצאת למסע הפרסומי: פיטורי עובדים, צמצום הוצאות דלק, העברת תקציב פרסום ממודעות בעיתון לשימוש בשלטי רחוב וכדומה.
בשני המקרים, בעסק לקראת הקמה ובעסק וותיק יהיה על המנהל להשוות בתחילת כל חודש את התקציב מהחודש קודם למציאות ולעדכן את הטבלאות בהתאם. עדכונים אלו יביאו את המנהל לשליטה וידיעה כיצד מתנהל העסק.
התנהלות ללא תקציב משולה להליכה במדבר שומם ללא מצפן.
ירון אוזן, יועץ ומלווה עסקים. בשנים האחרונות ליוותי מספר עסקים מתחומים שונים: עסקים שעוסקים באנרגיות חלופיות, עסקי אופנה, עסקי מזון: מסעדות , ברים, מזנונים ובתי קפה, עסקים שונים בעדה החרדית, עסקים שעוסקים ביבוא, שיווק והפצה של מוצרים שונים, בתי דפוס, מכללות ללימוד שפות, עסקים מתחום הרפואה האלטרנטיבית, מפעלים מתחום הסי. אן. סי, גננים ומעצבי גינות ועוד. אני מלווה עסקים מטעם מט"י ירושלים וכן פונים פרטיים. העסקים המעניינים ביותר מבחינתי הינם עסקים בהקמה בהם נדרשת חשיבה והכוונת היזמים לקראת צעדם הבא.
